日后需要查找员工资料只需在电脑中输入名字,ERP系统不允许对已经完工入库的生产订单进行更改

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高拍仪在企业ERP应用的使用情况发布于:2014-11-08 11:13发布人:shidall来源: 采购部门应用:采购有呈样单、采购单、工程确认封样单、采购合同等等单据,通过高拍仪扫描然后QQ或者E-Mail,与供应商交流更为方便!    开发部门应用:BOM单、工程变更单、技术文件修改单、版本升级单等等工艺文件,这些工艺文件通过工程师签字后都需要发送到工厂各部门,及时接收及时更新,才能保证生产的可靠性,所以拥有高拍仪,就能够轻松将这些文件录入,通过内网,发送到各部门,保证工作效率,及时将变更文件等下发到生产第一线。   生产部门应用:生产部门主要负责产品的生产,生产过程中会遇到各种不同情况的生产不合理性,这样他就必须将这些不合理的部分发送到开发部门修改或者日后改进,通过我们的高拍仪就能很好的将文件扫描并存入ERP系统,日后需要查看,所有有权限的人都将可以查阅这些技术性更改单。     销售部门应用:销售部门主要是用到我们的高拍仪产品,因为方便携带,这样即使在外面,或者出差,需要扫描文件也是轻而易举的事情,方便移动办公,不让你错失任何一个客户。     cai务部门应用:cai务部门是文稿类最多的部门,各种单据票据的进出都非常重要,如果将这些票据全部保存好需要浪费较大的空间,并且日后查找极为不方便,拥有方钻高拍仪,将所有单据编号录入电脑,并通过文件管理功能将所有单据保存在计算机中,日后需要调用此文件,只需将日期或者编号输入,就能便捷、快速查找到相应的文件。     人事部门应用:人事部门掌握了公司所有员工的人事资料,一家大型公司员工上万,那么员工资料也必须要有一个大的办公室才能容纳,如果用我们的高拍仪拍摄好并以姓名命名存储,那么,一台电脑就足以掌控整个公司的人事变动,日后需要查找员工资料只需在电脑中输入名字,查询检索将会变得十分方便,在几秒钟之内就能找到相对应人员。    高拍仪产品当前广泛应用于各企业。企业单位主要应用在采购、生产、开发、cai务、文控等部门,将各类合同、打样文件、BOM文件、工程变更单、技术文件更改单等扫描并保存到ERP系统,方便传送与日后查阅。他显著提高了办公效率,节省了办公时间,节约了办公成本。

配置BOM:无须为同类产品的不同选配件编制多个品号和BOM。

3.实施成果

ERP系统主要包括OA办公自动化、供应链物流管理、车间制造执行、财务成本核算、查询数据分析。经过双方长达1年的高度密切合作,达成了ERP项目设定的目标,实现了核心模块的闭环运行。

一般来说,ERP的主要作用就是对企业信息的整合,而信息的载体和表达都要通过数据完成。对项目实施来讲,基础数据的准备工作难度最大。

为什么ERP系统在演示时流程都跑得很流畅,但一到用户手使用时,就全变了味?这其中的奥妙在于哪里呢?这是因为ERP系统在演示时,都没有考虑例外情况。而企业日常活动中,总难免会出现意外情况。对于这些意外情况,ERP一般都规定了比较严格的处理要求。但实际上,企业的日常管理通常都达不到这个要求。也就是说,企业的实际运营与ERP的要求还有差距。但是,两者的差距到底有多少呢?也没有人专门作过统计。今天笔者来总结一下,企业由于各种因素的限制,一般在哪些方面没有达到ERP的要求。一、原材料入库与领料的矛盾 如一笔原材料,在1月5日晚上8点,供应商送到企业。但是,员工都下班了,只剩下一个仓库值班员在上班,人家不会ERP的相关操作。若在平时,可以在第二天下班再补单据。但是,有可能这笔材料是急料,生产部门当天晚上10点就要安排生产,需要用到这笔材料。企业往往在系统没有开出单据的情况下,就直接从仓库中领料。若不像前面用料那么急,通常直接领料第二天再补料也没有多大关系,只要别忘了补单子就可以了。但是,现在就有点麻烦了。第一,这笔材料一入一出要补两张单据,而且必须先补入库单,再补领料单(如果顺序搞错,要么领料单无法审核,要么会出现负库存);第二,如果忘了补单麻烦就更加大了。笔者遇到过一个客户,他们曾经因为这种情况没有录入单据。而后干脆都忘了这件事。如此一来,材料的入库出库的数量是对平了,软件上看不出问题来。可在对账时,才发现供应商送过这批材料。事后,查了好久,才发现已经在生产线上用掉了。在很多企业,这种情况都普遍存在。因为,在晚上一般都没有文员值班。也就是说,ERP系统操作员不能够时刻就位,这就会导致ERP系统的单据无法及时录入。而这跟ERP系统的单据及时录入的原则相违背。那该如何调和这两者之间的矛盾呢?笔者认为,可以采取如下这几种方案。1、当ERP操作员不能就位时,先用手工单据代替,第二天上班后,再在系统中补录。在实际操作时,还是需要注意调查清楚之前所有的入出库动作和相应欠缺的单据。同时,有些单据还要注意先后顺序。为了确保无误,企业可以按部门设立录入单据的时间限制。如对于仓库部门,要求在第二天上班后,半个小时内,把昨天晚上的交易单据补齐;而生产部门,则在接下去的半个小时内,把单据补全。如此,就不会发生负库存或者单据无法审核的问题了。2、可以对一些员工进行简单的培训。虽然一线的操作员,不怎么会利用电脑,但是,稍加培训后,其还是可以进行一些简单的操作,如单据的生成等等。当然,企业在排班时,也可以做一些调整,把那些有一定电脑基础的员工,排在不同的班次。其次,可以给他们开单据的权限,而没有审核的权限。如此,第二天上班后,其他人员可以对他们开的单据校对一次,看看有没有错误,校对无误后,再审核。这样就可以防止漏开单据了。二、采购价格无法确定,该如何处理当前由于原材料市场价格波动大,所以有些企业,在采购单下发时,都不能确定采购价格。甚至在原材料到达企业时,还无法确定价格。只有在对账时才能最后确定。这也是不符合ERP的精神的。对于这种情况,一般来说,企业可以先估计一个价格,先以这个价格下单,然后再在恰当的时机修改价格。但是,有些用户害怕变更麻烦,所以宁可在下单的时候先不审核采购单,等价格确定后再修改价格,然后审核采购单。这不是很合理。一方面,可能在原材料入库时,价格还没有确定,而采购单没审核的话,入库单就无法开;另一方面,在采购单没有审核的情况下,采购单可以被随意的更改。无论是有意的、还是无意的更改,都具有风险。所以,笔者建议,采购单即使在价格没确定的情况下,只要已经发给了供应商,就要及时审核。价格,可以在有需要的时候,再进行变更。1、在采购订单的货物还没有进货前,可以通过采购订单变更单进行变更。通过采购订单变更单进行变更,价格的变动还可以留下历史纪录,方便以后查询。2、若采购单已经有进货,则ERP系统是不允许对采购单进行任何变更动作的,除非把采购单指定结束。所以,若采购单已经结案,或者已经有进货的情况,采购变更单就无法处理了。此时,有些ERP系统,如神州数码的易飞ERP系统,在原材料入库单上,加入了一个小功能,可以更新采购价格。在后续的应付帐款上带出的价格,就是更新后的价格。3、若原材料已经入过库。已经跨月了,还没有确定价格的话,则在月末要走暂估流程。这个流程比较复杂,企业最好不要走到这一步。也就是说,在月底时,最好能够确定这个材料价格。否则,很可能导致月底仓库库存成本不准确,从而导致企业的生产成本出现问题。在不得已的情况下,也只好采用暂估流程。三、月底退料的麻烦在月底,ERP系统进行成本结转以前,ERP要求用户把多余材料及时整理退库。如某张生产订单需要用到某种材料800千克,在实际生产中,由于采用了先进的生产技术或者其他的一些原因,其实际只用了750千克材料就完成了生产。ERP要求在订单完工入库的同时,就能够把这500千克材料退回给仓库。因为若订单入库后再进行退料的话,ERP系统不允许对已经完工入库的生产订单进行更改,此时就算退料,也不能关联到这张生产订单。那么,在实际成本计算时会把这多余的材料,仍然计算到这张生产订单中去,成本计算的结果就与实际成本有差异。但是,若每张生产订单完工后,都要求企业整理车间,把余料及时退回仓库,对于企业来说是不可能实现的。即使可以,成本也会太高、或者会影响生产计划,所以,企业一般不会这么做。ERP考虑到这种情况,就退了一步,要求企业在月底成本结转作业运行前,把当月完工订单的余料及时退回给仓库。这比前面的要求宽松了很多。所以,笔者在实施时一般建议对于那些价值比较大的材料,或者专用于某些产品的材料,在生产订单完工时,无法及时退回余料的情况下,在月底至少要整理一次,把余料按照生产订单一一退回给仓库。从哪里来,就回哪里去,不要搞混。而对于那些价值不大的材料,如包装袋等,就没必要按月整理仓库了。因为这些材料对于最后的成本影响不大,也就没有必要费这个精力了。所以,对于余料来说,月底是最后的期限。在月底还无法完成这个工作的话,当月的生产成本肯定会受影响。而且,这个影响是不可逆转的。如上月现场余料,如果下月才清理入库,ERP系统不会递减上月的成本,而只会递减当月的成本。也就是说,这至少会影响两个月的成本计算。企业要慎重对待。以上这三个差异,是大部分企业不可避免的,或者虽然可以解决,但是,需要花费大量的成本。对于企业来说,失去的远比得到的要多,企业认为不合算。所以,在这种情况下,企业应该跟顾问一起,商讨一些解决方法,通过补救或者规章制度的规范,尽量减小其对于ERP系统的影响。(end)

5、 完善的物料采购计划功能

4.重点流程及数据采集

如果企业应用生产系统、计划或产品研发模块,BOM就是必须的基础数据。这里首先应该明确原料到半成品、半成品到产品的级次关系,这步工作的难点是半成品设定的问题。如果半成品设定层次少或层次不设定,今后的统计分析就不能细化;如果半成品设定多,就会大大增加数据量。

N3 ERP提供了对所有进出料进行批号管理的功能。并于维修系统提供了序号管理,当有产品发生问题时,可详实记录维修状况并可追踪该产品的原始生产状况和原始用料,并反过来查找到该产品的同批次产品,以及这批产品的销售或库存状况。

4.4.建立车间计件管理方案,丢弃手工帐,系统帐计件薪资数据准确

完成录入工作后仍然不能彻底放松,必须再次检查,此时最好的方法是利用软件程序测试数据,例如将数据库备份成一个新的数据库,将企业常用的流程在新数据库中做一遍,通过检查结果的正确性来验证基础数据的正确性。

针对大量通用元器件组,N3 ERP还提供虚设件功能,极大的简化设计部门的设计、变更工作。

5.3、根据系统推行的进度,适时的推进APP的应用

移动办公是一种趋势,结合移动互联网的优势,适时的推进APP的应用,将ERP的应用进一步深入。

(2)如果项目组中有数据库高手,并且用人工录入在人力和时间上都不能实现,可以采用直接导入数据库的方法,这样做的优点是效率高,完成时间与数据表个数成倍数关系。缺点是隐含错误多,不易检查,曾经有个客户在上线几个月后发现有问题,反复检查后发现是数据中有个字段空缺造成的,但是录入的数据是可以由系统自动填写默认值的。如果采用此方法,应该在前面的检查工作中设定严格的检查步骤,尤其在正确性检查中,对重要字段要逐个检查,这项工作可以利用各种软件技术辅助人工进行。

10、成本计算管理

项目简述

录入前应该将基础数据原始档案归档,对于以电子文档保存的数据,应该将数据备份好,并注明整理人员、完成时间和最后版本,如果是打印的纸介质,应该将其保存在专门的文件柜中,作为重要文档管理。

N3 ERP提供完整的成本解决方案,可应用实际成本制或者标准成本制。采用N3 ERP成本子系统后,可于平时在各子系统中将成本计算所需的数据,如材料成本、人工、制费等等资料录入,成本会计只需于月底执行计算即可得到当月成本,极大降低工作复杂度。

4.3.生产过程中可以及时知道产品所在的工序。

第三步:建立公用信息

3、 按订单生产和按预测备料

1.2.产品简介

主要产品有:压电陶瓷蜂鸣片、压电陶瓷超声传感器、压电陶瓷超声雾化片、压电陶瓷双晶(驱动)片、压电陶瓷致动器、大 功率压电陶瓷超声换能元器件等。

1.2.1.机加工系列

图片 1

如果是客户取消或变更订单,MRP可以针对已执行的单据给出取消或者变更的建议,最大程度的降低订单变更带来的风险。

3.2、事务流:规范事务流程,解决流程不明的问题

目前OA系统中总共有20个自定义的业务流程,涵盖采购、销售、技术、质量、生产等业务部门,后续还需要进行。在纸质单据签核的办公阶段,存在诸多弊端:

(1)表单设计不规范

由于文件换版,附件的审批表单没有及时更新,且excel档或word档的附件表单本身也容易被修改,导致有些审批单据每次签核的样式不一致。在文档管理上带来不便。个别外发客户的文件还有可能会影响公司的形象。无纸化办公这不存在这些问题,制度变更后,只需要在系统后台中对相关的表单设计进行修改,则可以很快的将样式进行统一集中的变更。

(2)信息管理不规范

纸质单据容易遗失损坏,存储和保管都容易出问题,后续查询追溯更是不便。无纸化办公则正好解决了这些问题,信息集中存放在数据库中,由专业的人员负责管理维护,数据的安全性更有保障;在OA系统中可以制作查询报表,需要查询和追溯的时候可以很快的找到对应的数据。图片 3是一张2013年6月7日由一车间主任发起的设备采购申请单,通过审批历程可以看到每个主管领导对该申请的审批时间签核意见。

图片3

(3)数据利用不便利

在纸质签核的阶段,需要对一个月乃至一年的加班或者请假数据进行汇总,那是一件费时费力的事情并且还容易出错。通过OA系统中请假单和加班单的流程上线,则很好的解决了这个问题。如图片 5查询的是2016年4月1日至2017年4月27日的请假数据。

通过图形报表的设计,还可以对数据信息可视化的呈现,让数据分析具有更好的可读性。如图片 4查询的是2017年2月1日至2017年2月31日各部门请假数据的对比情况。

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(4)签核流程不规范

在纸质签核的阶段,表单中虽然有设计签核阶段。但是找人签字仍然是一件费时费力的事情,特别是新员工,对公司的人员不熟悉,需要“找人”。个别单据,根据签核的内容不同审批人人员和签字审核的阶段不一样。这给签核单据带来了很大的困扰。通过OA系统中签核流程的固化,根据签核内容的不同,跳转到不同的审批人员办理。领导出差在外还可以远程登入系统进行签核。这给单据的签核带来了很大的便利。

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图片 2

N3 ERP提供自动编码原则功能,可事先将产品、材料的品号编码原则设置于系统当中。当有建立新的品号需求时,可依据原则自动给出新品号,避 免出现缺号,重号或者编错的情况。系统还提供自动赋予检查码的功能,极大的降低了品号使用出错的几率。

2.4.提升改善

通过普实与攀特双方在《健康度调查表》中的评分结果,结合顾问对攀特企业实际需求的分析,为了改善ERP使用效率

和质量,特别制定了攀特企业ERP提升解决方案,内容包括以下几方面:

1.范围规划;

2.实施总体目标及验收标准;

3.业务流程梳理及实现方案;

4.实施风险及规避措施等

第五步:收集第一手资料

2、 齐全的产品结构管理功能

5.1、拓展ERP应用的范围

针对ERP系统在前期规划中质量管理模块的缺失进行补足,根据苏州攀特电陶科技股份有限公司的生产特点,设定质量监控点,提高质量部门对ERP项目的参与度。通过后期报表的开发设计,切实的解决质量报表的统计和分析“杂、繁、难”的痛点。

(1)所有软件都提供录入界面,可以调集人员将数据逐条录入,或者利用软件的复制功能复制类似的数据,然后进行关键字段的修改。这种方法比较安全,完善的ERP软件会在录入的同时自动查错,大多数前期未查出的错误可以在录入时被系统提示并禁止录入,由此保证数据的准确性。这种方法的缺点是工作量大,完成时间和记录条数是倍数的关系。如果数据量不大,推荐利用此方法,安全、可靠,事后检查工作量也小。

4、提供完善的订单采购与生产情况跟踪

4.2.以金额体现物流流转,实现价值化管理。

ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据本身,严密的计划和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。